Пропустить команды ленты
Пропустить до основного контента

Управление документами с помощью Microsoft SharePoint Server

Презентация подготовлена на основе материалов корпорации Microsoft 

 

Аннотация

3.jpgБольшинство крупных компаний слишком сильно полагаются на совместно используемые жесткие диски и электронную почту как на основные механизмы хранения и обмена корпоративными документами. В то время как эти решения работают более-менее эффективно со скромными объемами документов, их невозможно масштабировать для удовлетворения растущих потребностей большинства компаний. В современном мире объемы документов растут экспоненциально, что приводит к лавинообразному росту расходов на управление ими и к невозможности отыскать среди них релевантную информацию.

Решения в области управления документами имеют более широкий набор функций, чем просто поддержание репозитория базы данных для неструктурированного контента. Законченные решения корпоративного уровня в области управления документами позволяют автоматизировать каждый этап жизненного цикла документа, начиная с его создания и заканчивая архивацией и истечением срока действия. Сама концепция, которая называется "управление жизненным циклом документов", помогает компаниям экономично и эффективно и управлять растущими объемами своих корпоративных документов.

Несмотря на то, что многие решения в области управления документами, представленные на рынке, также рекламируются как поддерживающие управление полным жизненным циклом, их успешное развертывание может выполнить лишь малое число организаций.

Исторически так сложилось, что решения в области управления документами были громоздкими и отделенными от общепринятых инструментов и процессов. В результате пользователи не хотят предпринимать лишние шаги, необходимые для того, чтобы достичь соответствия с политиками и стандартами управления документами. В типичных организациях управление и автоматизация жизненных циклов документов выполняется только после того, как документ официально публикуется или отмечается в качестве архивного. В результате этого политики управления документами применяются только к подмножеству документов в течение некоторой части их жизненного цикла.

Признав тот факт, что жизненный цикл документа начинается с момента его создания и не завершается вплоть до самого момента уничтожения, организации смогут достичь более высокого уровня принятия и исполнения корпоративных стандартов, что повлечет за собой сокращение расходов на управление и снижение корпоративных рисков.

Решение в области управления  документами на базе сервера SharePoint Server

Сервер Microsoft SharePoint  — это фундамент оптимизированной инфраструктуры сервер повышения эффективности бизнеса, первый пример комплексного подхода к решению проблем, с которыми сталкиваются люди в мире неструктурированной работы. Вместо того, чтобы рассматривать управление и доступ к информации, совместную работу и управляемые людьми процессы как отдельные, не связанные друг с другом задачи, сервер SharePoint представляет весь континуум неструктурированной работы в виде единого множества связанных задач, требующих единого, стратегического подхода. Это позволяет добиться нескольких значительных преимуществ:

Простота - для конечных пользователей, которые смогут задействовать свой опыт работы с приложениями пакета MS Office и средой браузера при выполнении всех операций, связанных с информационной работой, вне зависимости от своей роли и задачи.

Ценность и управляемость - для ИТ-отдела, которому придется поддерживать один набор технологий для обеспечения расширенного спектра функций в масштабах всего предприятия.

Скорость и гибкость - для бизнеса, который может быстро и легко настраивать и расширять платформу на самых различных уровнях, начиная с персонализации и заканчивая разработкой корпоративных приложений.

Защищенность и масштабируемость платформы, созданной специально для предприятий.

Система управления документами SharePoint Server  помогает организациям добиться поставленных целей в области управления документами за счет применения соответствующих политик — безопасности, управления и хранения — на каждом этапе жизненного цикла документов.

Централизованный репозиторий улучшает поиск информации и повторное использование критически важных ресурсов, давая пользователям возможность задействовать весь накопленный организацией объем знаний. Сочетая в себе удобство использования и простоту хорошо знакомых инструментов с унифицированной платформой управления контентом Enterprise Content Management (ECM), сервер SharePoint представляет собой надежное решение, распространяющее дисциплину управления документами на всех сотрудников.

Преимущества Управления Документами

Экспоненциально растущие каждый год объемы документов заставляют организации активно искать способы эффективного управления своими документами. Во многих случаях ценные ресурсы знаний, допускающие возможность повторного использования, составляют лишь малую часть всех документов предприятия, что весьма усложняет для сотрудников задачу поиска информации, необходимой им для выполнения работы. Кроме того, сотрудники ИТ- отдела несут на себе бремя управления этими корпоративными документами и испытывают большие проблемы при создании решений для внедрения на своих предприятиях.

Управление документами помогает организациям уменьшить общие объемы документов при одновременном увеличении ценности таких ресурсов, как знания. Эффективное внедрение системы управления документами позволяет исключить из оборота дублированные, устаревшие и ненужные документы с целью улучшения доступа к подлинному интеллектуальному капиталу организации и ресурсам, допускающим повторное использование.

1.jpg 

Трудные задачи управления документами

Массовое применение совместно используемых дисков.

Во многих организациях можно встретить огромное количество документов, расположенных на рабочих столах Windows, общих дисках и многочисленных репозиториях, что значительно усложняет задачу управления корпоративными документами.

Использование различных систем на разных этапах жизненного цикла.

Организациям приходится работать с разрозненными решениями в области управления документами и архивами, а также в области совместной работы над созданием документов, что увеличивает стоимость их развертывания и управления.

Трудности при поиске и повторном использовании документов.

Пользователи обнаруживают, что поиск и повторное использование документов становятся все более сложными, по причине нарастания объемов неструктурированного контента, хранящегося в различных местах (на локальных дисках, общих папках и т.п.) без какой-либо систематизации.

Неэффективное управление бумажными документами.

Ручная обработка бумажных документов (например, связанных с обработкой претензий и выдачей кредитов) сама по себе является медленным процессом, и организации могут потерять клиентов и бизнес в целом по причине недостаточно оперативного реагирования.

Трудности при создании документ-ориентированных приложений.

Разработка документ-ориентированных приложений представляет собой тягостный и неэффективный процесс, требующий привлечения внешних поставщиков услуг, владеющих специализированными технологиями.

Привлечение всех сотрудников к процессу управления документами.

News.jpgРабота современного человека основана на документах. Обычный сотрудник взаимодействует с десятками документов каждый день, например, с таблицами Excel, презентациями, документами Word и т.д. В некоторых случаях эти документы хранятся в формальных репозиториях управления документами с целью  обеспечения соответствия корпоративным стандартам. Однако большинство этих документов используется более неформальным образом и существует вне рамок  этих формальных политик и процедур. По этой причине многие организации испытывают трудности при попытке обеспечить исполнение корпоративных политик управления документами в рамках всего предприятия.

Решение в области управления документами на базе сервера SharePoint дает возможность каждому из сотрудников принять участие в управлении документами и благодаря этому помогает организациям обеспечить:

  • Управление полным жизненным циклом документов предприятия
  • Увеличение управляемости и эффективности ИТ-решений в области управления документами
  • Ускорение внедрения за счет простоты и удобства использования
  • Интеграцию и расширение решений в области управления документами

Управление полным жизненным циклом документов предприятия

Решения в области управления документами традиционно акцентируют свое внимание на применении политик управления документами и управлении жизненным циклом документа после его публикации, т.е. от утверждения и до истечения срока действия документа. Сервер SharePoint представляет собой законченное решение для управления полным жизненным циклом документов предприятия, начиная с момента их создания и заканчивая помещением на хранение.

Интегрированное создание и совместная работа над документами.

Прежде создание и совместная работа, как правило, выполнялись от случая к случаю и не рассматривались как неотъемлемая часть общего жизненного цикла. Начало управления жизненным циклом документа только после его утверждения и публикации означает, что большинство документов оказываются не охваченными политикой управления документами. Интеграция операций по созданию и совместной работе над документом в его жизненный цикл позволяет инициировать и применять эти политики, не требуя от пользователей каких-либо дополнительных шагов.

Интегрированное управление документами в среде MS Office .

Сервер SharePoint обеспечивает тесную интеграцию с офисным пакетом Microsoft Office. Это позволяет сотрудникам работать с документами наиболее удобным для них способом; с помощью пакета MS Office или через веб- браузер. Например, пользователи могут создать документ Office и сохранить его на узле SharePoint, точно так же, как если бы они сохраняли документ на жесткий диск своего компьютера. Кроме того, рабочие процессы можно инициировать из документа MS Office, напрямую из меню выбора файла. Начав рабочий процесс задания, можно выполнять задачи с помощью панели рабочих процессов, которая появится над документами, открываемыми в MS Office.

Использование рабочего пространства документов для совместной работы над документами перед их публикацией.

Узел рабочего пространства документов помогает координировать разработку одного или нескольких взаимосвязанных документов с другими людьми.

Узел предоставляет средства для организации общего доступа и обновления файлов, а также для информирования людей о статусе этих файлов. Если документы и связанные с ними материалы, такие как задания, цели и события, оказываются разбросанными в разных местах, узел рабочего пространства документов поможет вам хранить их в одном месте. Являясь участником рабочего пространства документов, вы можете добавлять и редактировать документы, добавлять и редактировать связанные задания, создавать отправляемые по электронной почте предупреждения для себя и других участников, добавлять объявления и публиковать ссылки на связанную с документами информацию.

Автоматизация жизненных циклов документов с помощью рабочих процессов.

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять заданиями по проектам с помощью внедрения бизнес-процессов в документы на узле SharePoint. Рабочие процессы помогают организациям придерживаться единообразных бизнес процессов, а также увеличивать эффективность и производительность труда организации путем управления заданиями и этапами, из которых состоят бизнес-процессы. Это позволяет людям, выполняющим эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Один рабочий процесс способен автоматизировать полный жизненный цикл документа, начиная с момента создания и заканчивая истечением срока его действия. Рабочие процессы можно настроить так, чтобы они запускались при создании документа или контента определенного типа, их также можно запускать вручную, с помощью сервера SharePoint или документа MS Office. Их можно автоматически добавлять в рабочее пространство совместной работы или репозиторий архивов. Когда срок действия документа, установленный его информационной политикой, прекращается, вступает в действие часть рабочего процесса, ответственная за ликвидацию документа.

Простые и настраиваемые рабочие процессы с поддержкой управления контентом. Сервер Office SharePoint Server включает в себя несколько заранее созданных рабочих процессов, которые можно использовать для автоматизации утверждения документов, сбора отзывов о документах и подписей на документах, а также для утилизации документов. Эти рабочие процессы можно настроить для автоматической проверки соответствия документов корпоративной политике управления информацией и процедурам управления документами, а ключевые сведения о документе могут быть собраны в любой момент выполнения рабочего процесса.

Хранение и прекращение срока действия документов в соответствии с политиками.  Политики управления информацией дают возможность контролировать, кто именно имеет права доступа к информации внутри вашей организации, что они могут с ней делать и как долго ее хранить. Политика может помочь в обеспечении соответствия законодательным и нормативным актам, а также внутренним бизнес-процессам. Администратор может создать политику, определяющую правила отслеживания документов, права доступа к документам и сроки их хранения.

Политики хранения и истечения срока действия встроены в жизненный цикл документа. Если организация определяет политику управления информацией для типа контента, списка или библиотеки, после создания ее можно настроить для автоматического применения ко всему рабочему процессу. В ее состав может входить автоматическая отправка документов на хранение и прекращение срока их действия. Например, компания может иметь политику управления информацией, в которой сказано, что пресс-релизы необходимо хранить в течение семи лет в качестве архива. По истечении семилетнего срока может быть автоматически запущен рабочий процесс прекращения срока действия, чтобы PR-менеджер лично утвердил удаление этих документов. Это необходимо для того, чтобы гарантировать невозможность случайного удаления документов. Отдельный объект или документ может быть исключен из области действия политики управления информацией, если вы не хотите, чтобы политика применялась к этому объекту, или если существует бизнес-потребность исключить этот объект из области действия политики.

2.png 

Увеличение управляемости и эффективности ИТ

Создание защищенного и масштабируемого репозитория документов

Масштабируемость и безопасность являются критически важными факторами при создании решений в области управления документами, которым смогут пользоваться все сотрудники. Объемы документов растут каждый день, и необходимость в консолидации документов в рамках единого, масштабируемого репозитория становится все более острой. Система управления документами сервера Office SharePoint Server  позволяет ИТ-персоналу быть полностью уверенным в том, что унифицированный репозиторий документов имеет функции управления — безопасность уровня документа, средства мониторинга и создания отчетов — и функции обеспечения масштабируемости на уровне всего предприятия, необходимые для роста параллельно с эволюцией потребностей бизнеса.

Надежные средства обеспечения безопасности и комплексный мониторинг обеспечивают соответствие нормативным требованиям и защиту интеллектуальной собственности (ИС). Уровень безопасности документа можно настраивать на уровне файла, библиотеки документов, веб-компонента, аудитории, группы или узла, что дает возможность настраивать сервер Office SharePoint Server для обеспечения соответствия политике безопасности любой компании. Средства аудита позволяют обеспечить соответствие нормативам и дают возможность администраторам вести достоверный журнал того, что происходит с важными документами в коллекции узла. Администраторы имеют возможность получить полную историю действий, предпринятых определенным пользователям, а также могут получить полную историю действий, предпринятых за определенный период времени.

Консолидация контента из многочисленных папок общего доступа к файлам, персональных накопителей и нестандартных репозиториев.

Создание унифицированного хранилища требует меньше дискового пространства в системе управления документами и помогает компаниям создавать "один вариант истины" для каждого из своих документов. Кроме того, консолидация обеспечивает следующие преимущества:

  • Применение политик управления информацией: когда контент хранится в центральном хранилище, можно применять корпоративные политики в глобальном масштабе, опираясь на типы контента, данные аудита и метаданные.
  • Настройка прав доступа: вы можете группировать файлы по аудиториям пользователей, что дает возможность предоставлять нужным аудиториям соответствующие права доступа на изменение файлов, при этом запрещая всем остальным редактировать или даже просматривать документ, если это необходимо.
  • Контроль версий: библиотеки документов сервера Office SharePoint Server  дают возможность отслеживать версии файлов. Контроль версий поддерживает такие функции как выдача документов пользователям, регистрация документов в системе, просмотр предыдущих версий и восстановление до них.
  • Аудит: сервер Office SharePoint Server  может быть настроен для аудита практически любых изменений, вносимых в файл, или даже самого факта просмотра файла. Затем результаты аудита могут быть использованы для создания отчетов. Например, компания может выпустить новую версию своего руководства для сотрудников и обязать каждого из сотрудников прочесть ее. Затем администратор может создать отчет на основе таблиц аудита, чтобы определить, кто просмотрел этот файл, а кто нет.
  • Централизованное резервное копирование: базы данных содержимого сервера Office SharePoint Server  подвергаются регулярному резервному копированию. При этом не обеспечивается гарантированное резервное копирование файлов, хранящихся на настольных рабочих станциях и переносных компьютерах.

Использование системы управления правами доступа к информации для обеспечения более широкого доступа пользователей к архивным документам. Управление правами доступа к информации (IRM) дает возможность компании ограничивать список действий, которые пользователи могут предпринимать в отношении документов, загруженных с сервера SharePoint. Права доступа к информации могут быть определены на уровне документа или первом уровне, они могут ограничивать множество пользователей, которым разрешено чтение файлов, чтобы они не могли предпринимать такие действия, как печать  копий файлов или копирование отрывков текста из них. Система IRM позволяет гарантировать соблюдение политик даже при работе в автономном режиме, поскольку она шифрует загружаемые файлы и ограничивает множество пользователей и программ, которым разрешено дешифрование этих файлов.

Упрощение внедрения за счет удобства использования

Внедрение является ключом к успеху любого решения в области управления документами. Для того, чтобы перейти от традиционных кустарных реализаций к управлению документами на уровне всего предприятия, процедура добавления, управления и доступа к документам должна быть повсеместно интегрирована в повседневную деятельность пользователей.

Упрощение добавления документов

Для большинства компаний наиболее крупным препятствием для внедрения решений в области управления документами является добавление документов в репозиторий. Интеграция решения в области управления документами на базе сервера Office SharePoint Server  с приложениями MS Office и предоставление простых интерфейсов упрощает процедуру добавления документов в систему для всех сотрудников.

Отправка документов из приложений пакета MS Office.

Документы можно сохранять в библиотеку документов точно таким же образом, каким пользователь сохраняет документы в общую папку, что упрощает процедуру внедрения сервера SharePoint. Кроме того, рабочие процессы можно инициировать из документов пакета MS Office 2007, а к документам можно добавлять метаданные, чтобы обеспечивать соответствие политикам управления информацией.

Добавление документов участником рабочего процесса.

В сервере SharePoint рабочий процесс можно использовать для добавления документов в библиотеку документов. Например, можно создать рабочий процесс, который автоматически добавляет заказ на покупку в библиотеки документов подразделения и финансового отдела, чтобы гарантировать получение всеми пользователями верной информации. Участники рабочих процессов также могут выполнять задания рабочих процессов на узле SharePoint или напрямую, с помощью клиентской программы, входящей в состав пакета MS Office. Когда участник рабочего процесса выполняет задание рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, сервер получает запрос на перевод рабочего процесса к следующему этапу.

Упрощение управления документами

После отправки документов в систему управления документами сервер Office SharePoint Server  предоставляет надежные инструменты и простые интерфейсы для управления ими. Простые интерфейсы присвоения тегов, гибкие функции служб управления библиотеками и возможность тонкого администрирования системы безопасности помогают гарантировать единообразие качества документов в течение всего их жизненного цикла.

Богатые возможности служб контроля версий. В ходе отслеживания версий документа для списков и библиотек производится хранение ревизий файлов и их свойств. Это дает возможность компании лучше управлять контентом в процессе его редактирования, и даже восстанавливать его до предыдущих версий, если в текущей версии обнаруживается ошибка. Контроль версий особенно полезен, когда над проектами работают несколько людей одновременно или, когда информация проходит несколько этапов разработки и редактирования.

Функции регистрации и выдачи документов позволяют задействовать все возможности системы контроля версий. При возврате файла, выданного пользователю системой, создается версия файла. Когда операция выдачи документа не является обязательной, версия создается при первом сохранении файла, а затем эта версия обновляется при его закрытии.

Ориентированная на пользователей система безопасности документов. Уровень безопасности документа может быть указан на узле, на странице, в веб- компоненте или на уровне элемента. Это дает возможность пользователям настраивать уровень безопасности, удовлетворяющий их потребностям в области управления документами. Кроме того, администраторы узлов могут управлять уровнем безопасности документов с помощью таргетирования аудитории. Таргетирование аудиторий дает возможность выполнять таргетирование контента в списке или библиотеке, чтобы он отображался только для тех людей, которые являются членами отдельных групп или аудиторий.

Упрощение поиска документов

Недавние исследования показали, что информационные работники тратят слишком много времени на поиск информации и часто не могут найти необходимую им информацию. Упрощая процесс поиска и доступа к ключевым документам, сервер SharePoint позволяет компаниям невероятно увеличить производительность труда.

Надежные функции поиска и навигации упрощают поиск документов. Пользователи могут получать доступ к документам и извлекать их, работая в рамках модели самообслуживания. С помощью страницы "Расширенный поиск" пользователь может уточнить параметры поиска для обнаружения архивных документов, имеющих особое свойство или содержащих особое слово. Может использоваться любое сочетание этих критериев поиска; например, можно искать только документы, содержащие тег метаданных "Контракт", автором которых является конкретный сотрудник.